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如何进行有效的会议沟通？
1、在会议之前必须进行充分的准备
要想成功地召开绩效沟通的会议，必须在会议之前做好充分的准备。如果您作为一名主管人员在员工的绩效期间内想要组织一次会议对员工的工作进展情况进行回顾，并制定下一阶段的行动计划，必须在会前做好以下几个方面的准备。
·会议主题的准备：在这次会议上主要讨论哪些内容？最后要达到什么样的目标？需要哪些员工参加会议？
·会议程序的准备：会议将以怎样的程序进行？
·会议时间的准备：了解与会者可能出席的时间，并计划整个会议过程中各个阶段所需要的时间。
·会议场地的准备：安排好适宜的场地，并保证该场地在会议期间不会被占用或打扰。
·会议所需材料的准备：准备好与会议内容有关的材料，例如员工的书面报告等。如果必要，可以从员工那里事先收集一些信息。
·准备会议中可能出现的问题：事先分析与会者的心理状态与需求，考虑他们在会议中可能会提出的问题或争议，准备好可选择的解决方案。
·让与会者做准备：给予与会者必要的信息，使他们了解会议的主题，并告诉他们应该做那些准备。这是非常必要但去容易被忽视的一个步骤，很多会议组织者都比较多的重视自己的准备，而忽视其他与会者的准备，其实，只有所有的与会者都做好了充分准备，会议才能取得良好的效果。
2、会议过程中的组织
会议过程中的组织主要应试注意以下一些方面的内容：
·在会议开始的时候，介绍会议的日程，使与会者了解会议全部的时间安排和规则。
·主管人员作为会议的主持人应该尽量多给员工发言的机会，力争做出真正发挥与会人员的智慧，不应将可能提出重要建议的员工从讨论中排除出去。
·当会议的讨论偏离主题时，主管人员应该及时将与会者的注意力拉回到会议主题有关的内容上。
·不要急于在会议上立刻做出决策。
·注意制定会议结束后的行动计划。
·在即将结束会议的时候，回顾会议的全部内容，并重申会议上做出的决策，布置会议后应该做的工作。
3、做好会议记录
·会议记录没有必要非常详细地记下每一个细节，只需记录与主题有关的重要内容。
·会议记录要在会议结束后比较短的时间内发给相关的与会者。
·涉及到会议后的行动计划内容的，要注意写明行动的责任人和完成期限。
面谈沟通
管理人员与员工进行一对一的面谈沟通是持续的绩效沟通中比较常用的一种沟通方式。面谈的方式有许多优点：
·面谈的方式可以使主管人员与员工进行比较深入的沟通。
·面谈的信息可以保持在两个人的范围内，可以谈论比较不易公开的观点。
·通过面谈，会给员工一种受到尊重和重视的感觉，比较容易建立主管人员与员工之间的融洽关系。
·主管人员在面谈中可以根据员工的处境和特点，因人制宜地给予帮助。
·当然面谈沟通的方式也有一定的缺陷，例如无法进行团队的沟通，容易带有个人的感情色彩等等。
在绩效实施的过程中进行面谈沟通，应该注意以下几个问题：
第一，力图通过面谈使员工了解组织的目标和方向。在面谈的过程中，不仅仅停留在员个人所做的工作上，而是要让员工知道他们个人的工作与组织的目标有什么样的联系。这样有助于员工做出与组织目标相一致的行为。
第二，多让员工谈自己的想法和做法。主管人员应该借僵面谈的机会更多的去倾听员工讲话，尽量去了解员工的真实想法，鼓励员工产生新的创意。
第三，及时纠正无效的行为和想法。主管人员倾听员工的想法，并不等于对员工听之任之。当主管人员在面谈过程中发现员工有一些无效的行为或想法时，应该及时加以纠正或制止。
第四，让员工认识到主管人员的角色。员工对主管人员在绩效管理中的角色有时会存在有偏差的看法，例如认为主管人员应该替自己做出决策，或者认为既然主管人员把目标分解给了我们，那么他们就不应该不干涉我们的工作了。主管人员应该通过沟通让员工认识到，在绩效管理的过程中，主管人员既不能对员工听之任之，也不能替代员工做出决策。主管人员更多起支持者和问题解决者的作用。
非正式沟通方式主要有：
1、走动式管理
走动式管理是指主管人员在员工工作期间不时的员工的座位附近走动，与员工进行交流，或者解决员工提出的问题。走动式管理是比较常用的也是比较容易奏效的一种沟通方式。有的员工说，“我就特别喜欢老板不时的走到我的座位上，拍一下我的肩膀，对我问上一句‘怎么样？’”员工往往不喜欢老板整天坐在自己的办公室里，不与自己说一句话。主管人员对员工及时的问候和关心本身并不能解决工作中的难题，但足以使员工感到压力的减轻，感到鼓舞和激励。
主管人员在走动式管理的过程中应注意不要对员工具体的工作行为过多的干涉，不要对他们指手划脚、品头论足，否则的话就会给员工一种突然袭击检查工作的感觉，员工容易产生心理压力和逆反情绪。
2、开放式办公
开放式办公主要指的是主管人员的办公室随时向员工开放，只要没有客人在办公室里或正在开会的时候，员工随时可以进入办公室与主管人员讨论问题。我们可以看到，许多公司中主管人员的办公室是不设门的，只是用比较高的隔板隔开，这做做的目的是便于员工随时与其进行沟通。
开放式办公的方法比较大的一个优点就是将员工置于比较主动的位置上。员工可以选择自己愿意与主管沟通的时间与主管人员进行沟通，员工可以比较多的主导沟通的内容。绩效管理是主管人员和员工双方的责任，员工主动与主管人员进行沟通是他们认识到自己的绩效管理中的责任的表现。而且沟通的主动性增强也会使整个团队的氛围得到改善。
3、工作间歇时间的沟通
主管人员还可以利用各种各样的工作间歇与员工进行沟通，例如与员工共进午餐，在喝咖啡的时候聊聊天等等。在工作间歇时与员工进行沟通要注意不要过多谈论比较严肃的工作问题，可以谈论一些比较轻松的话题，例如昨天晚上的足球赛、烹任的技术、聊家常等，在轻松的话题中自然而然地引入一些工作中的问题，而且尽量让员工主动提出这些问题。
4、非正式的会议
非正式的会议主要包括联欢会、生日晚会等各种形式的非正式的团队活动。非正式会议也是比较好的一种沟通方式，主管人员可以在比较轻松的气氛中了解员工的工作情况和遇到的需要帮助的问题。而且，这种聚会往往以团队的形式举行，主管人员也可以借此发现团队中的一些问题。 |
