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对于一个运行稳定的企业来讲，最常用的职务分析方法是问卷调查法和面谈法。下面我们就结合这两种方法具体刊一下进行职务分析的步骤。一般来讲，职务分析可以分为五大阶段：计划阶段、设计阶段、信息收集阶段、信息分析阶段和结果表达阶段。
一、计划阶段
计划阶段是职务分析的第一阶段。在计划阶段中，应该明确职务分析的目的和意义、方法和步骤；确定职务分析的方法；限定职务分析的范围，并选择具有代表性的职务作为样本；明确职务分析的步骤，制定详细的职务分析实施时间表；编写
"
职务分析计划
"
，并对有关人员进行职务分析方面的宣传。在职务计划书得到批准后，即可组建职务分析小组，进入职务分析的设计阶段。
二、设计阶段
在设计阶段要具体设计出具体的职务分析实施内容。
1
、问卷调查法
问卷调查法的设计阶段需要编写一份比较详细的
"
职务分析调查表 "
。该
"
职务分析调查表
"
能够比较全面的反映出该职务的工作内容、工作职责、职务任职资格等内容。
2
、
面谈法
面谈法的设计工作需要形成一个有效和完整的
"
面谈提纲 "
，面谈提纲的内容和 "
职务分析调查表
"
的内容基本相同。下面列举了一些职务分析面谈时的关键问题，职务分析人员可以根据具体情况，有选择的使用：
（ 1
）请问你的姓名、职务名称、职务编号是什么？
（ 2
）请问你在哪个部门工作？请问你的部门经理是谁？你的直接上级是谁？
（ 3
）请问你主要做哪些职务？可以举一些实例。
（ 4
）请你尽可能详细地讲讲你昨天一天的工作内容。
（ 5
）请问你对哪些事情有决策权？哪些事情没有决策权？
（ 6
）请讲讲你在工作中需要接触到哪些人？
（ 7
）请问你需要哪些设备和工具来开展你的职务？其中哪些是常用的？哪些只是偶尔使用？你对目前的设备状况满意吗？
（ 8
）请问你在人事审批权和财务审批权方面有哪些职责？可以举些实例。
（ 9
）请问你认为做好这项职务需要什么样的文化水平？需要哪些知识？需要什么样的心理素质？
（ 10
）如果对一个大专学历层次的新员工进行培训，你认为需要培训多长时间才能正式上岗？
（ 11
）你觉得目前的工作环境如何？是否还需要更好的环境？你希望哪些方面得到改善？
（ 12
）你觉得该工作的价值和意义有多大？
（ 13
）你认为怎么样才能更好的完成工作？
（ 14
）你还有什么要补充的？
（ 15
）你确保你回答的内容都是真实的吗？
三、信息收集阶段
1
、问卷调查法步骤：
（
1
）事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；
（
2
）为样本员工提供安静的场所和充裕的时间；
（
3
）向样本员工讲解职务分析的意义，并说明填写问卷调查表的注意事项；
（
4
）鼓励样本员工真实客观的填写问卷调查表，不要对表中填写的任何内容产生顾虑；
（
5
）职务分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题；
（
6
）样本员工填写完毕后，职务分析人员要认真地进行检查，查看是否有漏填、误填地现象；
（
7
）如果对问卷填写有疑问，职务分析人员应该立即向样本员工进行提问；
（
8
）问卷填写准确无误后，完成信息收集职务，向样本员工致谢。
2
、面谈法步骤：
（
1
）事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；
（
2
）在无人打扰的环境中进行面谈；
（
3
）向样本员工讲解职务分析的意义，并介绍面谈的大体内容；
（
4
）为了消除样本员工的紧张情绪，职务分析人员可以以轻松地话题开始；
（
5
）鼓励样本员工真实、客观地回答问题，不必对面谈的内容产生顾及；
（
6
）职务分析人员按照面谈提纲的顺序，由浅至深地进行提问；
（
7
）营造轻松的气氛，使样本员工畅所欲言；
（
8
）注意把握面谈的内容，防止样本员工跑题；
（
9
）在不影响样本员工谈话的前提下，进行谈话记录；
（
10
）在面谈结束时，应该让样本员工查看并认可谈话记录；
（
11
）面谈记录确认无误后，完成信息收集职务，向样本员工致谢。
在信息收集完成之后，要形成调研报告。
四、信息分析阶段
在信息分析阶段是将各种收集信息方法所收集到的信息进行统计、分析、研究、归类的一个过程。在信息分析阶段最好参照企业以前的职务分析资料和同行业同职位其他企业的相关职务分析的资料，以提高信息分析的可靠性。
在信息分析过程中，还可以请求基层管理者提供帮助，确保没有什么疑点。
信息分析阶段，需要分析以下几方面的内容：
基本信息如职务名称、职务编号、所属部门、职务等级等；
工作活动和工作程序，如工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等；
工作环境如工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等；
任职资格如年龄要求、学历要求、工作经验要求、性格要求等；基本素质如学历要求、专长领域、职务经验、接受的培训教育、特殊才能等；
生理素质如体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等；综合素质如语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。
五、结果表达阶段
结果表达阶段的主要是编写职务描述和职务资格要求。具体的职务如下：
（ 1
）职务分析人员编写职务描述和职务资格要求初稿；
（ 2
）与样本员工、样本员工上级、企业管理顾问等人员讨论职务描述和职务资格要求的具体内容；
（ 3
）确定试行稿；
（ 4
）试行期使用无误后，确定为正式文件。 |
